Ambiente de trabalho

ACABE COM AS REUNIÕES IMPRODUTIVAS!

 

A reunião de trabalho deve ser um momento para trocar informações, passar e receber orientações, ajustar situações que não estejam acontecendo como previsto e, de certa forma, ser um momento de troca de experiências. Acontece que, muitas vezes as pessoas saem desse encontro com a sensação de que foi um grande tempo perdido e que não deveriam ter saído das suas estações de trabalho. Essa situação acontece por inúmeros motivos, desde falta de planejamento até falta de disciplina e foco dos envolvidos.

 

E o que pode ser feito para evitar essa situação?

 

Para evitar que o precioso tempo das pessoas seja gasto de forma improdutiva, toda reunião deve ter um organizador, pauta e tempo bem definidos, e os participantes devem ser rigorosamente objetivos. Caso a equipe sinta necessidade de aumentar a integração de seus membros, deve ser organizado um encontro próprio para essa finalidade, e evitar utilizar o tempo destinado para a reunião de trabalho para conversar sobre assuntos diversos. É preciso que o organizador saiba claramente:

 

  • quem precisa participar da reunião;
  • se o assunto pode ser tratado por outro meio, seja email, telefone etc;
  • definição objetiva do assunto que será tratado;
  • o que precisa ser resolvido ao final do encontro;
  • o tempo que as pessoas estarão mobilizadas para isso.

 

Durante a reunião é fundamental evitar conversas paralelas, atrasos dos participantes, utilização do celular, interrupção desnecessária da pessoa que está falando, e falta de atenção dos participantes. É preciso ter em mente que, reunião de trabalho não é um tempo para descanso e descontração, mas sim de definição de assuntos que não podem ser discutidos por telefone, email ou qualquer outra forma. Como dito acima, para promover a integração da equipe e bater papo, deve ser marcado um evento apropriado para isso, porque, do contrário, os benefícios do trabalho em equipe ficarão aquém do potencial. E, por último, todas as pessoas devem sair da reunião sabendo claramente o que foi definido e quais serão os seus desdobramentos. Se isso não estiver claro para todos, a chance de tudo que foi falado cair no esquecimento é muito grande!

 

Esteja atento à produtividade das reuniões que participa ou organiza, e proponha novas formas de conduzi-las, caso identifique esses aspectos. O seu setor e a sua empresa colherão os frutos positivos dessa mudança de postura!

 

 

 

Guilherme Erlê é economista pela PUC Minas, especialista em finanças pela Fundação Dom Cabral e mestre pela PUC Minas, onde desenvolveu pesquisa em finanças e governança corporativa, mercado de capitais e custo de capital de empresas. Possui experiência no segmento financeiro, onde atuou em algumas empresas de grande porte do setor. No segmento industrial, nos últimos anos, atuou com pesquisa e consultoria em gestão da inovação.

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One thought on “ACABE COM AS REUNIÕES IMPRODUTIVAS!

  1. Parabéns!!
    Realmente se não haver foco de todos os envolvidos as reuniões não servem pra nada, pelo contrário só nus faz sentir o mesmo.

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